เทคนิคใช้ Zoom, Google Meet และ MS Teams สำหรับงานออนไลน์
ทำไมต้องเรียนรู้เทคนิคการใช้ Zoom, Google Meet และ MS Teams?
บอกตรง ๆ นะว่าทุกวันนี้การประชุมออนไลน์กลายเป็นเรื่องปกติแทบจะทุกวงการแล้ว ไม่ว่าจะเรียนออนไลน์ ประชุมงาน หรือแม้แต่พูดคุยกับเพื่อน ๆ แต่ถ้าคุณใช้ไม่เป็นหรือใช้แค่พื้นฐาน เท่ากับเสียโอกาสไปครึ่งหนึ่งเลยนะ เพราะประชุมออนไลน์ไม่ได้แค่เปิดกล้องพูด ๆ ไป มันยังมีเทคนิคและฟีเจอร์มากมายที่ถ้าใช้ให้ถูกต้อง ก็ช่วยประหยัดเวลา ทำงานได้คล่องตัวขึ้นเยอะ
Zoom — ราชาแห่งการประชุมออนไลน์
Zoom คือเจ้าพ่อของการประชุมออนไลน์ที่หลายคนคุ้นเคย และใช้งานเยอะสุดในหลายองค์กร จุดเด่นคือความเสถียรและใช้งานง่าย แต่รู้ไหมว่ามีลูกเล่นที่หลายคนมองข้าม?
- ตั้งค่าโฟกัสหน้าจอ (Speaker View) : ฟีเจอร์ที่ช่วยให้หน้าจอแสดงเฉพาะผู้พูด คนที่กำลังพูดจะถูกซูมให้ใหญ่ เหมือนกำลังประชุมแบบตัวต่อตัว
- ใช้ Breakout Rooms สำหรับกลุ่มย่อย : คนประชุมเยอะ ๆ อาจจะต้องแบ่งกลุ่มย่อยเพื่อระดมความคิดเห็น หรือทำเวิร์กช็อป Zoom มีฟีเจอร์นี้ไว้รองรับ ทำให้การประชุมไม่วุ่นวายและเพิ่มประสิทธิภาพขึ้นทันที
- ปรับ Background ตามใจชอบ : แถมยังป้องกันคนรอบตัวมาบังสายตา ไม่ต้องกลัวห้องเละเทะหรือพ่อแม่ร้องเข้ามาขั้นกลางโปรเจ็กต์สำคัญ
ลองนึกดู ถ้างานคุณต้องเจอผู้คนมากมาย Zoom นี้แหละตอบโจทย์สุดกับการจัดการใหญ่ ๆ ที่ต้องแบ่งกลุ่มและควบคุมด้วยตนเอง
Google Meet — ง่ายและบูรณาการกับเครื่องมือ Google
ตอนนี้ Google Meet กลายเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่คนทำงานสาย Google เลิฟจริงจัง ด้วยความที่มันผสานเข้ากับ Google Calendar, Gmail และ Google Drive อย่างไร้รอยต่อ ลองนึกถึงเวลาที่คุณส่ง Invite ผ่านปฏิทิน จากนั้นคลิกเดียวเข้าห้องประชุมได้เลย สะดวกสุด ๆ
- แชร์หน้าจอแบบเฉพาะเจาะจง : ไม่ต้องกลัวว่าไฟล์หรือหน้าต่างที่ไม่ได้เกี่ยวข้องจะโผล่ขึ้น คนอื่นเห็นแค่ที่คุณต้องการให้เห็นแบบเน้น ๆ
- ใช้ Captions ช่วยเรื่องภาษา : Google Meet มีระบบแสดงคำพูดเป็นตัวหนังสือแบบเรียลไทม์ เหมาะกับคนที่ฟังไม่ถนัดหรือเวลาประชุมกับชาวต่างชาติ
- ตั้งเวลาปิดห้องประชุมอัตโนมัติ : กันลืมหรือประชุมยืดยาดจนเพื่อนหายหมด
ถ้าคุณเป็นสาย Google หรือถนัดเครื่องมือ Google อยู่แล้ว Google Meet คือคำตอบ เพราะช่วยประหยัดเวลาและลดความซับซ้อนลงเยอะมาก แถมยังเน้นความเป็นมืออาชีพที่เรียบง่าย
Microsoft Teams — สำหรับองค์กรสาย Microsoft ที่ต้องการระบบครบวงจร
Microsoft Teams ไม่ใช่แค่แอปประชุมออนไลน์ธรรมดา แต่คือศูนย์กลาง “Workplace” จริง ๆ เพราะนอกจากประชุมแล้วยังมีระบบแชทรวม ไฟล์แชร์ OneDrive รวมกับ Office 365 ครบวงจรมาก ๆ
- ตั้งแชทกลุ่มและแชทส่วนตัวได้พร้อมกัน : ช่วยให้สื่อสารได้หลายระดับ ทั้งในทีมและเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานต่างแผนก
- บันทึกการประชุมแบบอัตโนมัติ : มั่นใจได้เลยว่าไม่พลาดทุกประเด็นสำคัญ เพราะไฟล์บันทึกจะเก็บไว้ในระบบคลาวด์ให้กลับไปดูในภายหลังได้ทันที
- มีระบบวางแผนงานร่วมกับ Planner : ช่วยให้แชร์งานและกำหนดเวลาภายในทีม ฯลฯ สรุปคือช่วยจัดระบบให้ทำงานออนไลน์ไม่หลงทาง
แต่ข้อควรระวังคือ Microsoft Teams อาจต้องใช้เวลาปรับตัวบ้างและมีฟีเจอร์เยอะจนหลายคนรู้สึก “งง” ในแรก ใช้แล้วได้ครบเครื่องแต่ต้องมีความตั้งใจเรียนรู้เทคนิคกันหน่อยนะ
เทคนิคเล็ก ๆ ที่ช่วยให้การประชุมออนไลน์ลื่นไหล
เทคนิคที่ผมชอบมากเวลาประชุมออนไลน์คือ การเตรียมตัวและรู้จักใช้ฟีเจอร์เสริม เช่น
- ทดสอบไมโครโฟนล่วงหน้า: ไม่ต้องอายเวลาพูดแล้วไม่มีเสียงออกหรือเสียงดังเกิน
- ใช้หูฟังมีไมค์ช่วยลดเสียงสะท้อน : เหมาะมากเวลาประชุมยาว ๆ
- ควบคุมเวลาพูด: ลองตั้งเวลาพูดในหัวข้อแต่ละคน เพื่อให้ทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็นอย่างทั่วถึง
- เปิดกล้องแต่ถ้าวันไหนเหนื่อยจริง ๆ อย่าฝืน : แบบนี้ก็มีเทคนิคแบบถนอมตัวเองได้ เช่น ใช้ฟีเจอร์เปลี่ยนพื้นหลังแทน
เทคนิคนี้อาจดูเหมือนเล็ก ๆ แต่เวลาไปใช้จริง ผลลัพธ์ออกมาเกินคาดเชื่อสิ!
บทสรุป: ทุกแพลตฟอร์มมีข้อดี ข้อจำกัด และเทคนิคเฉพาะตัว
สุดท้ายแล้ว Zoom, Google Meet และ Microsoft Teams ต่างก็เป็นเครื่องมือทรงพลังที่ช่วยให้การทำงานออนไลน์สะดวกขึ้น แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือการที่เรารู้จัก เลือกใช้ให้เหมาะสมกับสไตล์การทำงาน และเรียนรู้เทคนิคที่จะช่วยให้งานราบรื่นขึ้น
อย่างตัวผมเอง ถ้างานต้องคุยเยอะ ๆ และมีหลายกลุ่ม Zoom คือมือโปรที่ไม่เคยทำให้ผิดหวัง แต่ถ้าทำงานกับทีมที่ใช้ Google Workspace ช่วงหลังผมก็หันมาใช้ Google Meet เพื่อความสะดวกฉับไว ในขณะที่ Microsoft Teams เหมาะกับองค์กรที่เน้นทำงานร่วมกันแบบองค์รวมและต้องการจัดระบบข้อมูลขั้นสูง
เคยเจอไหม? ประชุมผ่าน Zoom อยู่ดี ๆ เจอเสียงก้อง หรือ Google Meet เปิดจอดับวูบ ถ้าเราไม่รู้เทคนิคการตั้งค่า พวกนี้ก็ทำให้เสียอารมณ์ได้เหมือนกันนะ เพราะงั้นอย่าประมาท เรียนรู้และลองใช้ให้คล่องตั้งแต่วันนี้
ถ้าใครอยากศึกษาการใช้ Google Meet ให้เจาะลึกขึ้น ผมแนะนำแวะไปอ่านบทความ เคล็ดลับการค้นหาข้อมูลใน Google ให้เจอเร็ว เป็นข้อมูลเสริมที่ช่วยได้มากครับ
สำหรับใครที่สนใจทำงานออนไลน์แล้วอยากมั่นใจในตัวเองมากขึ้น อย่าลืมศึกษาเรื่องการตั้งค่าพื้นฐาน ไปจนถึงควบคุมฟีเจอร์ให้เป็น เพราะถ้าปวดหัวกับเทคนิค แก้ปัญหาไม่ถูกจุด งานก็อาจสะดุดได้ง่าย ๆ เหมือนกันนะ
ลองคิดดูว่าถ้าคุณใช้เครื่องมือเหล่านี้เป็น จะทำให้เพิ่ม productivity ให้ชีวิตการทำงานออนไลน์ได้อีกเยอะ แถมยังประหยัดเวลาไปเจอกันหน้าจอได้น้อยลงกว่าเดิมอีกด้วย
เอาล่ะ หวังว่าบทความนี้จะช่วยเปิดมุมมองใหม่ ๆ และอย่าลืมว่างานออนไลน์ก็ต้องออนไลน์อย่างชาญฉลาด นะครับ!
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลงทุนและเทคโนโลยีก็สามารถเข้าไปดูได้ใน ข้อมูลจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ นะครับ จะช่วยให้เราเข้าใจระบบและเครื่องมือได้ลึกขึ้นอีกด้วย
